Congrès : réussir l’accueil et la gestion des participants

En événementiel plus que dans n’importe quel autre métier, le jour J et l’heure de la grande ouverture du congrès revêtent une importance particulière. 

En effet, la première impression des participants est déterminante pour instaurer un climat favorable aux échanges. Il s’agit donc d’une étape à soigner particulièrement.

Découvrez nos conseils pour réussir la phase d’accueil de vos participants.

Congrès : gestion et accueil des participants : la première impression compte

La gestion des inscriptions, une expérience fluide 

 

Une solution digitale pour gérer les inscriptions est indispensable. Elle permet à la fois un tracking du volume et de la qualité des inscrits et facilite les démarches pour les participants.

Il existe de nombreuses plateformes pour gérer les inscriptions aux événements professionnels. Choisissez une formule simple, fluide afin de faciliter l’accès à tous. 

Conscientes de l’importance de mettre en œuvre une expérience fluide pour ses publics dès leurs arrivée, les équipes du MEETT de Toulouse proposent des solutions de pilotage et de gestion des inscriptions.  

Ainsi toute l’administration de l’accueil est maîtrisée et sécurisée : billetterie en ligne, mise à jour du programme, classification des contacts, suivi des inscriptions en temps réel, envoi d’invitations, de rappels, de confirmations de présence par e-mail, ainsi qu’un système intégré fiable de vidéoconférence et d’ateliers…

 

L’accueil d’un congrès, une stratégie complète pour une expérience visiteur positive

 

L’accueil physique des participants nécessite le plus grand soin. Cela commence bien avant l’arrivée des congressistes sur site.

A l’extérieur du Centre de Congrès, prévoyez une signalétique directionnelle simple, claire et bilingue si nécessaire.  En accord avec la mairie et la préfecture, balisez les axes principaux depuis le centre-ville, la gare, l’aéroport. 

Communiquez avec les médias locaux pour vous faire connaître et prévenir d’éventuelles surcharges de trafic liées à votre événement.

Sur site, multipliez les informations pour parfaitement flécher les différents espaces et les déroulés quotidiens via des bornes digitales, des QR-codes ou des panneaux. 

Positionnez des points d’informations aux endroits stratégiques et exploitez les réseaux sociaux pour alerter en temps réel sur le programme ou les modifications de dernière minute. 

Confiez l’accueil à des équipes professionnelles, souriantes, affables et polyglottes si votre événement a une portée internationale. Prenez le temps de briefer dans le détail ces équipes pour leur permettre de réaliser leur mission avec efficacité.

Marquez les esprits en offrant un kit congressiste assorti d’un cadeau de bienvenue. 

Dernier détail : Prévoyez une malle de secours avec cartouche d’imprimantes, douchettes scanner, piles, rames de papier, cordons et badges vierges, stylos… On ne sait jamais ! Une panne de courant, une saturation de réseau, un problème technique… l’art de l’événementiel est de penser l’imprévisible ! 

 

Communication, logistique, débriefing, la face cachée du Jour

La communication en amont de l’événement

 

Côté communication, structurez vos informations pratiques et communiquez sous forme de compte à rebours. J- 30, J-20, J-10, J-5, J-3, J-2, J-1… 

N’hésitez pas à rappeler plusieurs fois les éléments liés aux liaisons et transports, envoyez plans et programmes personnalisés régulièrement, glissez le lien vers votre FAQ pour anticiper les questions principales. 

 

Coordination logistique : gestions des flux, respect du timing, suivi des programmes, gestion des transports, des salles et espaces, de la restauration.

 

C’est le côté le moins glamour de l’événementiel, et pourtant, pas de congrès, pas de séminaire, ni salon professionnel sans logistique. 

Côté transports, réservez des navettes privées avec chauffeur pour les VIP. Vous pouvez également contacter des concessionnaires locaux et négocier des véhicules de courtoisie de luxe en échange de visibilité sur votre événement.

Pour garantir la fluidité des échanges, veillez à la ponctualité des prises de parole et informez les speakers du temps dont ils disposent. Il est également possible de missionner un hôte/hôtesse comme “maître du temps” qui indiquera le temps restant.

Avant chaque session de travail, validez la configuration de la salle, nombre de places et format : amphithéâtre, en U, en classe, format cocktail pour des speed meetings etc…

En France, la restauration est un point sensible de nos événements professionnels. Offrez différentes formules, du repas gastronomique servi avec les codes des grands restaurants, à la pause sandwich rapide.

Quel que soit le niveau de restauration, proposez des boissons et plats de qualité, un service soigné, une quantité suffisante… Prévoyez des endroits pour s’installer confortablement et disposez des espaces pour se connecter facilement en Wi-Fi ou recharger son portable. 

Veillez à la propreté des lieux, c’est basique, mais ne pas pouvoir déjeuner dans un espace propre donnera immédiatement une mauvaise image de votre organisation.

La traditionnelle soirée de gala est toujours un temps fort des congrès. Donnez-lui une thématique forte et du rythme pour séduire un public déjà fatigué de sa journée. Si une remise de prix est prévue, indiquez aux remettants et aux primés le temps de parole alloué.

Suivi post-événement, mesurer la qualité de l’accueil

Retours des participants

Dans les questionnaires de satisfaction, outre la qualité du programme, veillez à questionner la qualité de l’accueil sous ses différents aspects : signalétique, réception et information, propreté, qualité du personnel, organisation générale. Laissez un champ ouvert pour les pistes d’amélioration.

 

Analyser ces données pour un futur congrès encore plus réussi

 

Faites l’état des lieux en fusionnant les retours des congressistes, des exposants, des speakers et des équipes sur le terrain afin d’avoir une vision globale de l’événement.

Pour chaque problème rencontré, détaillez les raisons à l’origine du dysfonctionnement et les mesures correctives à mettre en place, s’il y en a. 

 

Garder le lien avec les participants

Dressez le bilan général de votre manifestation et partagez-le avec les participants afin de garder le lien entre deux éditions de votre manifestation.

Régulièrement, nourrissez la relation en leur adressant le bilan de votre événement, en organisant un after, en diffusant des études, en proposant des invitations premium pour des événements, des webinaires, des informations exclusives… 

Le temps est long entre 2 congrès, raviver le souvenir de façon proactive renforce votre positionnement d’expert et vous permet de préparer la prochaine édition en tenant compte des intérêts de vos cibles.

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Contacter Toulouse Events

Dites-nous tout.

La mission première de Toulouse events avec le MEETT est d’organiser et accueillir des événements générateurs de valeurs, de dynamiques économiques et commerciales et d’opportunités de développement.

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La mission première de Toulouse events avec le MEETT est d’organiser et accueillir des événements générateurs de valeurs, de dynamiques économiques et commerciales et d’opportunités de développement.

La responsabilité sociétale des entreprises (RSE) est définie par la commission européenne comme l’intégration volontaire par les entreprises de préoccupations sociales et environnementales à leurs activités commerciales et leurs relations avec les parties prenantes.
Si la RSE est la mise en pratique des actions durable appliquée pour les entreprises, le sigle ESG désigne les critères Environnementaux, Sociaux et de Gouvernance à prendre en compte pour évaluer une politique RSE.

Le premier objectif du Groupe GL events consiste à réduire son empreinte carbone avec pour cible la réduction de 25% de la consommation d’énergie. Des mesures ont été prises pour y parvenir, notamment avec un plan de sobriété énergétique ambitieux, en favorisant les énergies renouvelables, en encourageant les transports et la mobilité décarbonés et en mesurant son empreinte carbone.
GL events a également construit une trajectoire de réduction des émissions.

Le deuxième objectif est de limiter l’utilisation de produits à usage unique et maximiser son économie circulaire. Le Groupe a mis en place une politique d’éco-conception afin de maximiser par rotation des actifs la réduction des déchets, et GL events travaille continuellement à améliorer le tri et la valorisation des déchets.

Le troisième objectif consiste à développer la diversité et les territoires à travers les partenariats et les actions GLO-CAL. GL events est engagé dans des actions de solidarité et de philanthropie. Le Groupe encourage les achats responsables et soutient l’ESS (Économie Sociale et Solidaire). GL events croit également que la diversité est une force et la promeut à travers ses valeurs éthiques et entrepreneuriales.

Les principaux résultats de cette stratégie démontrent :

  •  
  • Une baisse de 22% des émissions en 2022 en comparaison avec
    les données publiées en 2019 sur les 3 scopes.
  • 52% de l’électricité Groupe (France et International) est qualifiée de renouvelable, dont 100% des sites Venues en France sont fournis en électricité renouvelable.
  • Une augmentation de 12 points du taux de tri. Le Groupe est
    passé de 32% en 2019 à 44% en 2022.
La vision RSE du Groupe est incarnée opérationnellement par la division GreenTech+. Celle-ci propose 9 salons dédiés à l’accélération de la transition écologique par des salons produits et des salons filières. Ce nouvel ensemble du Groupe GL events s’engage à accompagner les acteurs de la filière dans leur développement, à rechercher les solutions de demain et à diriger de plus en plus nos concitoyens vers l’éco-responsabilité.