Vous devez organiser un congrès et vous avez en charge la question des hébergements. C’est certainement l’une des tâches les plus complexes de l’organisation d’un événement professionnel.
Disponibilité des chambres, gestion des arrivées et des départs, modification des réservations de dernière minute, accueil des VIP, programmation des navettes et taxis, exigences particulières de certains invités… Et évidemment équilibre budgétaire ! Les difficultés ne manquent pas !
Sans une organisation rigoureuse et une certaine expérience dans le domaine, on peut y perdre beaucoup de temps. Voici quelques conseils de pros pour gérer les hébergements de votre congrès en douceur et en faire l’un des facteurs de succès de votre congrès.
Comment bien choisir les hébergements d’un congrès ?
Les questions d’hébergement doivent être abordées très tôt dans le schéma organisationnel d’un congrès. Dans des grandes villes comme Toulouse, plusieurs grands événements peuvent être concomitants et saturer les capacités hôtelières. L’anticipation est essentielle.
Hôtellerie : les critères essentiels pour garantir le confort des participants.
Afin d’avoir le choix, la première tâche consiste donc, une fois le nombre de congressistes attendus validé, à établir le parc hôtelier disponible en croisant plusieurs données : la catégorie hôtelière, le nombre de chambres, les tarifs, la localisation permettent un premier filtre et de comparer les offres. L’Office de Tourisme peut vous apporter une aide précieuse à ce niveau et vous pouvez consulter notre sélection en ligne. Il est utile d’aller faire une visite des établissements et de demander à voir les chambres et suites pour valider la qualité des équipements et notamment de la literie (la plupart des établissements peuvent proposer des visites virtuelles).
Une mauvaise nuit avant ou après une longue journée de congrès, et c’est toute l’expérience client qui est impactée.
L’importance des services et commodités offerts par l’hébergement.
Au-delà de la fonction repos, l’hôtel représente pour les congressistes, le lieu de détente et de décompression après l’intensité du congrès.
Pour affiner votre choix ou être en mesure de le proposer aux congressistes qui gèrent eux-mêmes leurs réservations, mettez à disposition une liste présentant tous les avantages recensés par les différents complexes hôteliers :
- parking surveillé,
- Wi-Fi haut débit,
- service restauration,
- salle de sport,
- piscine,
- terrasse et jardins,
- spa,
- proximité du centre-ville ou de commerce,
- liaisons en transports en commun…
Hébergement sur un congrès : les détails qui changent tout.
Encore une fois, pour rendre l’expérience client positive, voire exceptionnelle, multipliez les attentions particulières.
Faites déposer un cadeau de bienvenue agrémenté du kit congrès (plan, badge, guide du congrès, catalogue exposants etc…) ou faîtes disposer un mot d’accueil personnalisé dans la langue du participant dans sa chambre.
Ayez une attention toute particulière aux personnes en situation de handicap afin de leur permettre d’accéder facilement à leur hébergement.
Des outils pour faciliter et planifier l’hébergement sur un événement professionnel
Il existe de nombreux sites de réservation d’hébergement qui permettent de comparer les prix et de réserver des chambres en ligne et les agences de voyages qui peuvent aider les organisateurs à trouver des options d’hébergement adaptées aux besoins des participants.
Nos équipes sont en relation étroite avec l’Agence d’Attractivité de Toulouse Métropole, le Club Hôtelier Toulouse Métropole et Haute-Garonne Tourisme et peuvent vous renseigner parfaitement et vous apporter l’ensemble des détails complémentaires.
En utilisant ces outils et ressources, les organisateurs se simplifient la gestion de l’hébergement sur un congrès.
Restauration et gastronomie sur un Congrès, bien plus qu’une simple nécessité alimentaire
Intimement liée à la question de l’hébergement, celle de la restauration sur un congrès. Là encore, l’expérience client prime !
Un temps de convivialité et de réseautage
La restauration sur un congrès peut souvent se résumer à une pause rapide entre deux plénières. Raison de plus pour faire de ces quelques minutes de répit un temps agréable et savoureux.
Multipliez les points et les offres de restauration afin d’éviter les interminables attentes du midi.
Misez sur la qualité des produits, proposez des offres variées et adaptées aux nouvelles préférences et exigences du public : locavores, végétariens, végétaliens, healthy food, contraintes allergiques…
La restauration, la traduction concrète du soin porté aux participants
Nous sommes une terre de gastronomes, les invités français ou étrangers s’attendent à bien manger, cela fait partie de l’expérience globale du congrès.
La plupart des Palais des Congrès et Centres de Conventions référencent des traiteurs locaux de qualité.
Appuyez-vous sur ces ressources pour faire de tous ces moments “off”, de la pause café, à la collation en passant par le repas de gala, un temps agréable et profitable pour chacun. Demandez à voir les menus, proposez un thème particulier, validez les différentes propositions de restauration disponibles pour les mettre en cohérence avec votre événement.
Un espace de créativité, d’expériences et de passage de message
Tout fait sens. Dans un congrès comme ailleurs.
La restauration est un formidable terrain d’expression et de partage. Elle est un moyen d’exprimer les valeurs qui sous-tendent l’événement et de lui apporter une réelle plus-value.
Créativité, solidarité, engagement RSE, démarche inclusive, tolérance, égalité… Tous ces messages peuvent être véhiculés par une expérience sensorielle, le partage de cuisines du monde, une démarche de gestion des denrées non consommées…
Un hébergement confortable, une restauration savoureuse, ces moments qui viennent encadrer les sessions de travail d’un congrès sont essentiels.
Besoin d’aide pour affiner vos démarches ? Les équipes du MEETT sont à votre écoute pour vous accompagner à chaque étape.
