Parmi tous les formats de congrès, la formule sur 2 jours est souvent plébiscitée tant par les organisateurs que par les congressistes.
Si l’événement est bien organisé, 2 jours de congrès semblent un temps idéal pour aborder en profondeur les sessions de travail, préserver des moments de réseautage et de convivialité et maîtriser les coûts pour les organisateurs comme pour les participants.
A Toulouse, les équipes du MEETT (Parc des Expositions et Centre de Conventions & Congrès de la capitale occitane) accompagnent les organisateurs dans la planification de leur événement et répondent à leurs interrogations.
Congrès sur 2 jours : Immersion profonde et engagement soutenu
Un temps de travail riche en séance plénière
Les séances plénières sont les grands-messes des congrès. Un temps fort qui donne la pulsation d’un secteur économique, dresse un bilan et souligne les perspectives et innovations.
Animées par des personnalités reconnues pour leur expertise, c’est pour les professionnels une source d’inspiration et un terreau sur lequel échanger lors des phases de réseautage.
Pour autant, aussi passionnantes soient-elles, les séances plénières sont confrontées aux nouveaux usages des participants qui consomment l’information et s’ennuient vite. Il est donc important de proposer une expérience dynamique et moderne en faisant évoluer la forme sans abîmer le fond.
4 façons de dynamiser une séance plénière lors d’un congrès de 2 jours
- Privilégier des prises de paroles brèves,
- Inviter un animateur qui est le maître du temps et veille au dynamisme de la plénière,
- Utiliser un mode rythmé avec de la musique et des jeux de lumière,
- Relancer l’intérêt des participants avec des votes ou quizz en ligne,
- Amplifier les interactions avec l’affichage sur écran géant du fil sur les réseaux sociaux du congrès.
Ateliers et tables rondes pour gagner en compétence
Complétant les séances plénières, les ateliers et les tables rondes constituent des espaces propices à l’approfondissement des sujets abordés.
Ces formats plus intimistes offrent l’opportunité aux participants de s’immerger dans des discussions approfondies, de poser des questions spécifiques et d’échanger des points de vue avec leurs pairs.
Là encore pour que ces temps de travail se transforment en expérience positive et utile, il est important d’en soigner le fond avec des thématiques nouvelles, en prise avec les enjeux du secteur.
Plus interactifs par essence, les ateliers et tables rondes nécessitent moins d’actions sur leur forme.
Néanmoins, jeux de rôles, hackathon et speed meeting sont d’excellents moyens de renouveler l’expérience des participants.
Un format qui favorise un réseautage efficace
Le format combiné de séances plénières, d’ateliers, de tables rondes, de cocktails et de soirées de gala offre une variété de temps forts et de détente idéale pour établir des contacts professionnels significatifs.
Les pauses café, les déjeuners et les sessions de networking dédiées créent des moments informels propices aux échanges professionnels.
De nombreuses propositions existent pour accélérer le réseautage : collection de carte de visite, rencontre entre avatars, jeux de cartes où l’on doit trouver des personnes qui partagent votre couleur, création d’une fresque ou d’une œuvre commune, escape room, mais aussi les toujours efficaces speed meeting, tableau des souhaits et attentes…
Ces idées doivent être adaptées en fonction du public.
Cependant la clé d’un réseautage réussi lors d’un congrès de 2 jours, c’est la qualité de l’organisation, de l’accueil, des infrastructures, du confort.
Une durée idéale, une aération inspirante et des coûts maîtrisés.
Un congrès représente un coût. Il est donc primordial pour tous les participants de s’assurer d’un retour sur investissement positif en profitant de ces temps forts tout en maîtrisant les coûts.
Des coûts d’organisation resserrés
Pour les participants, quitter leur poste de travail pour s’immerger dans un congrès représente un enjeu important.
Frais de transports, d’hébergement, de restauration voire frais liés à la présence d’un éventuel stand viennent s’additionner au coût caché que représente l’absence d’un collaborateur ou d’un dirigeant dans l’entreprise.
Un congrès sur 2 jours permet de contenir l’impact financier sur ces différents postes. Peu de décisions stratégiques ne peuvent attendre 48 heures et le retour des équipes sur le congrès, pour être prises.
2 jours pour prendre de la hauteur
Le congrès sur 2 jours offre une respiration saine aux participants et leur permet de se désengager pour un temps limité de leurs activités quotidiennes pour prendre du recul, s’informer, se former, déceler de nouvelles opportunités.
2 jours permettent cette immersion sans perturber la marche régulière de l’entreprise ni exiger une réorganisation des missions.
Une durée qui permet de capter les internationaux
Idéalement positionnés les jeudi et vendredi, les congrès sur 2 jours permettent de séduire une clientèle internationale qui pourra en outre prolonger son séjour sur le week-end et profiter du potentiel d’une ville de congrès telle que Toulouse.
